Bra att veta!

Här hittar du information om beräknad tidsåtgång, gruppstorlek och bra saker att tänka på inför genomförandet.

Balanskollen är indelad i sju steg som kan göras samtidigt eller vid flera olika tillfällen. De olika stegen varvar samtal i mindre grupper med redovisningar och dialog i storgrupp. Allt beror på hur många ni är.

Under glödlampan finns bra saker att tänka på under respektive steg.

Beräknad tidsåtgång

  • Steg 1 är en introduktion som tar cirka 15 minuter
  • Steg 2, 3 och 4 kan göras vid ett tillfälle och tar cirka 60 minuter.
  • Steg 5, 6 och 7 kan göras vid ett tillfälle och tar cirka 60 minuter.

Tiden för de olika stegen är räknad i effektiv tid, så ha gärna lite marginaler. Gör ni hela Balanskollen vid samma tillfälle är det bra att sätta av tre timmar, så har ni tid med en fikapaus och omgrupperingar. Tänk också på att ju större grupp ni är desto längre tid kan behövas.

Gruppstorlek

Balanskollen passar alla arbetsgrupper oavsett storlek. Är ni en stor grupp är det bra att dela in er i mindre samtalsgrupper om cirka 3–6 personer under steg 2 och 5. Aktiviteten kräver inga förkunskaper och genomförs till exempel på en arbetsplatsträff.

Förberedelser

  • Dator med uppkoppling.
  • Projektor eller stor skärm när ni arbetar i grupp. Använd då helskärmsläge på webbläsaren.
  • Högtalare så gruppen kan höra ljudet från filmen.
  • Blädderblock i storformat är bra, men inte ett måste.
  • Notislappar och pennor, eller annat sätt att samla in tankar på.
  • Klisterprickar eller annat sätt att markera röster på.
  • Testa gärna tekniken innan ni genomför aktiviteten i grupp. Fungerar filmvisningen?
  • Den som ska leda aktiviteten bör förbereda sig innan genom att bekanta sig med alla steg.
Gruppövning

Balanskollen

Hitta balans mellan krav och resurser

I den här aktiviteten får ni en gemensam bild av vilka krav som ställs i ert arbete och vilka resurser som finns, men också hur det påverkar er arbetsmiljö. Tillsammans bestämmer ni sedan hur ni går vidare.

Cirka 15 minuter

Introduktion till krav och resurser

Krav och resurser finns på alla arbetsplatser och kan handla om väldigt olika saker. Ju bättre balans vi har mellan krav och resurser desto bättre mår vi.

Hur ser balansen ut hos oss?

GÖR SÅ HÄR

  • Bilda par med den som sitter närmast.
  • Reflektera tillsammans ett par minuter.
  • Avsluta med att dela några tankar i storgrupp.
Titta på filmen
2,5 min
Spela film igen (2,5 min)
Cirka 30 minuter

Inventera krav

Nu har ni bättre koll på vad krav och resurser handlar om och det är dags att inventera hur det ser ut hos just er.

Behöver ni inspiration? Se exempel på krav och var de kan komma från.

Exempel på krav

Krav kan vara fysiska, kognitiva och emotionella och upplevas både stimulerande och belastande. Individer och arbetsgrupper påverkas av krav på olika sätt.

Organisation

  • Anställningsformer
  • Besparingar
  • Digitalisering
  • Kvalitetskrav
  • Mål och visioner
  • Omorganisationer
  • Personalomsättning
  • Rutiner och processer

Arbetsgruppen

  • Samarbetsförmåga
  • Roller och ansvar

Förutsättningar i arbetet

  • Administration
  • Arbetsschema
  • Arbetstempo och deadlines
  • Arbetsvillkor
  • Arbetsuppgifter
  • Kompetensutveckling
  • Rutiner och processer
  • Tunga lyft
  • Upprepade eller monotona rörelser

Brukare, patienter, elever, anhöriga etc

  • Etiska dilemman
  • Hot, våld och kränkningar
  • Krävande kontakter
  • Känslomässigt svåra situationer

Utanför organisationen

  • Lagkrav
  • Myndighetskrav
Vilka krav har vi på vår arbetsplats?

Gör så här

  • Dela in er i mindre samtalsgrupper.
  • Fundera och anteckna själv under fem minuter.
  • Reflektera sedan tillsammans och skriv ner alla krav ni kan komma på.
  • Enas om de fem viktigaste kraven.
  • Återsamlas i storgrupp.
Cirka 20 minuter

Prioritera krav

I det här steget berättar ni för varandra vilka krav ni valt och enas om ett krav att jobba vidare med.

olikfärgade post-it-lappar

Gör så här

  • Redovisa kraven för varandra i storgrupp. Motivera varför ni valt just dessa.
  • Prioritera genom att varje deltagare placerar fem röster på ett eller flera krav.
  • Räkna samman rösterna och arbeta vidare med det krav som fick flest röster.
Cirka 10 minuter

Utforska kravet

Nu är det är dags att titta närmare på vad kravet handlar om. Ju tydligare ni kan beskriva det, desto enklare blir det att hitta rätt resurser för att balansera kravet.

Förstoringsglas som zoomar in en röd cirkel

Gör så här

  • Fundera själv under fem minuter över vad kravet handlar om och hur det påverkar er som arbetsgrupp. Var kommer det ifrån och på vilket sätt påverkas ni?
  • Reflektera tillsammans i storgrupp.
  • Skriv gärna ner era tankar inför nästa steg.
Cirka 25 minuter

Matcha resurser till kravet

I det här steget får ni möjlighet att hitta resurser som kan balansera kravet ni valt.

Behöver ni inspiration? Se exempel på resurser och var de kan komma från.

Exempel på resurser

Resurser ger förutsättningar i arbetet och är en tillgång av något slag, till exempel:

Organisation

  • Bemanning
  • HR-stöd
  • Intern företagshälsovård
  • Kompetensutveckling
  • Kommunikation
  • Samverkan

Förutsättningar i arbetet

  • Arbetsmetoder
  • Arbetsredskap
  • Rimliga och tydliga mål
  • Teknik
  • Tid
  • Tydligt ledarskap
  • Variation i arbetet
  • Återhämtning

Arbetsgruppen

  • Gott samarbete
  • Stöd från chef
  • Stöd från kollegor
  • Återkoppling på arbetsresultat

Utanför organisationen

  • Extern företagshälsovård
  • Stöd från experter
  • Stöd i lagar och regler

Brukare, patienter, elever, anhöriga etc

  • God kommunikation
  • Återkoppling på utfört arbete
Vilka resurser behöver vi för att balansera kravet?

Gör så här

  • Dela in er i mindre samtalsgrupper.
  • Fundera och anteckna själv under fem minuter.
  • Reflektera sedan tillsammans. Skriv ner alla resurser ni kan komma på som kopplas till kravet ni valt.
  • Återsamlas nu i storgrupp.
Cirka 25 minuter

Redovisa och prioritera resurser

I det här steget ska ni tillsammans bestämma vilka resurser ni väljer för att balansera kravet.

olikfärgade post-it-lappar

Gör så här

  • Redovisa resurserna för varandra i storgrupp. Motivera varför ni valt just dessa.
  • Prioritera genom att varje deltagare placerar sina fem röster på en eller flera av resurserna.
  • Räkna rösterna. De tre-fyra resurser som fått flest röster prioriteras.
Cirka 10 minuter

Jobba vidare med resultatet

Nu är ni framme vid Balanskollens sista steg och har fått en gemensam bild av vilka krav som finns, vad som är viktigast att ta tag i och vilka resurser som matchar det högst prioriterade kravet. Det här kan användas som underlag till en handlingsplan.

En illustration av en hand som håller i papper och penna

Gör så här

  • Bestäm vem som är ansvarig för det fortsatta arbetet.
  • Bestäm vilka som ska planera utvecklingsarbetet och ta fram en handlingsplan.
  • Kom överens om när handlingsplanen ska förankras i arbetsgruppen.
  • Skriv ner det ni bestämmer.

Bra jobbat!

Nu är ni klara med Balanskollen och har tillsammans bestämt hur ni ska gå vidare.

Illustration av hand som gör tumme upp
Aktivitet

Ta fram en handlingsplan

Har ni behov av att arbeta vidare med åtgärder för att skapa balans mellan krav och resurser? Här får ni hjälp att ta fram en tydlig handlingsplan.